倉庫の電話が鳴った瞬間から始まる「裏方の勝負どころ」

午前10時、倉庫の電話が鳴る。「このワイン、今日中にどうしても欲しい」と得意先からの依頼。ここから営業事務・物流コーディネーターの仕事が一気に動き出します。受注内容をシステムに入力しながら、在庫・ロット・出荷拠点を瞬時に確認。必要であれば倉庫担当にピッキング順を指示し、運送会社の集荷時間を逆算してラベル発行や納品書作成を進めます。営業が前線で約束した「間に合わせます」を、現実に変えるのが裏方の勝負どころ。1本の電話をきっかけに、社内外の複数メンバーを巻き込みながら、最適な段取りで「間に合わせる」のが、ダイセイワールドのバックオフィスの日常です。

少数精鋭バックオフィスの“仕事の棚卸し”――1人がどこまで任されているのか

ダイセイワールドのバックオフィスは、いわゆる「入力担当」では終わりません。代表的な業務だけでも、・受発注処理（電話・メール・FAX・EC）・在庫・ロット管理、欠品時の代替提案サポート・納期調整、配送方法の選定・手配・売上・請求データの確定、月次締め処理・簡単な数値集計（得意先別売上、商品の動き）などを一貫して担当します。少数精鋭だからこそ、「この取引先のことは、この人が一番分かっている」という状態になりやすく、ルーティンの枠を超えて、条件交渉の段取りやキャンペーン時のオペレーション設計まで任されることも。事務でありながら、数字と現場に密着した“担当制”のやりがいがあります。

ミスを前提にしないためのチェック術：リアルな「やらかし」から学んだ工夫

酒類商社のバックオフィスは、1桁数量を間違えるだけで大きなロスにつながります。過去には「0を1つ多く入力して、倉庫がパンクしかけた」「似た商品コードを取り違え、高額ワインが誤出荷」といった“やらかし”も実際にありました。そこから生まれたのが、・数量・単価は必ず「口に出して読む」ダブルチェック・よく似た商品は「要注意リスト」でポップアップ確認・締め時間前の「3件だけでも逆順チェック」習慣などの工夫です。「ミスゼロを目指す」のではなく、「ヒューマンエラーを前提にした仕組みを自分で足していく」のが、少数精鋭のプロらしいチェック術です。

営業と倉庫をつなぐ通訳役：「すみません」より先にやるべき段取り

バックオフィスは、営業と倉庫の「通訳」です。営業からは「とにかく急ぎで」「お得意先だから何とかして」のような抽象度高めの要望が来ます。一方で倉庫は、「何時までに」「どのロットを」「どの便で」という具体的な情報が必要。ここで「すみません、急ぎでお願いします」と丸投げしてしまうと、社内にストレスが溜まります。そこでダイセイワールドでは、・営業から“本当の〆切”と“交渉可能な範囲”を先に聞き出す・倉庫側には作業手順と優先順位をセットで伝える・後工程に負荷がかかる案件は、代替案（別日・別商品）も同時に用意といった段取りを徹底。関係者全員の「困った」を最小にするのが、優秀なコーディネーターの仕事です。

未経験スタート3人の成長ストーリー：数字に強くなるまでのリアル

バックオフィスには、完全未経験から入社したメンバーも多くいます。たとえば、・元アパレル販売：最初はSKUやロットに苦戦しつつ、3か月で主要得意先の窓口に。半年後には売上推移をグラフ化し、営業提案の材料を作るまでに成長。・元飲食ホール：酒類の銘柄には詳しいがPCが不得意。ショートカットとExcelの基本関数を徹底的に練習し、今では「この商品、動きが落ちてきました」と数字で気づきを出せる存在に。・元一般事務：単純入力から、「この条件だと粗利率が合わないのでは？」と疑問を持てるようになり、見積もり段階から数字に踏み込むポジションへ。共通しているのは、「分からない数字をそのまま流さない」姿勢です。

応募前にこっそり鍛えておきたいPCスキルと“裏方マインド”

入社前から完璧である必要はありませんが、次のような準備ができているとスタートがスムーズです。・Excel：四則演算、SUM・AVERAGE・VLOOKUP（またはXLOOKUP）、フィルター・並べ替え・タイピング：ブラインドタッチを8割程度できるレベル・メール：件名・要点・締め切りを簡潔に書く練習そして何より大切なのが“裏方マインド”です。・自分の一つの入力が、何人の仕事とお金に影響するかを想像する・「言われた通り」だけでなく、「もしこうしたらもっと楽かも」を考える・感謝されなくても、数字と結果にやりがいを感じられるこうした姿勢があれば、未経験でも成長スピードは格段に上がります。

ダイセイワールドのバックオフィスに向いている人・一歩踏み出すための宿題

ダイセイワールドのバックオフィスに向いているのは、・「目立たなくていいけど、数字には責任を持ちたい」人・変化の多い現場で、優先順位を自分で組み立てるのが好きな人・営業・倉庫・お客様の三方の立場を想像しながら動ける人といったタイプです。一歩踏み出すための宿題としては、・身近なスーパーの酒売り場で、売れ筋・価格帯・産地を観察する・1週間、自分の家計簿やレシートをExcelに入力し、簡単な集計をしてみる・最近「裏方として支えた経験」を3つ書き出してみるといった小さな行動から始めてみてください。数字と現場の両方に目を配る感覚が、バックオフィスでの成長の土台になっていきます。